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小细节大学问商务接待中的礼仪要点

2018-05-14 本文已影响 103人  未知

  在商务活动中,为了树立良好的企业形象或者个人形象,需要遵循一系列的行为准则和交往管理,这就是我们常说的商务礼仪。

  商务接待作为商务礼仪中的重要部分,每个环节丝丝相扣,处处都有需要注意的礼仪要点。从整个完整的流程来看,这可以分为以下6个环节:

  

  No.1

  开展商务会谈

  

  要点:

  ·提前做好会谈相关工作

  ·有序开展会议和访谈

  ·做好媒体宣传工作

  1、做好会谈前准备工作

  (1)提前在桌上备好矿泉水或者茶水,并将会议资料和纸笔有序摆放。

  (2)调试好会议室的空调和会议相关设备。

  (3)明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见(谈)人的职位、姓名等基本信息。

  (4)提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备。

  (5)确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位,按照来宾的身份提前有序摆好桌签。

  2、如果仅接待简单的访谈,茶水准备需要注意以下事项:

  (1)提前准备多种茶叶,添茶时可以询问客人喜好。

  (2)客人入座后,要在5分钟之内把茶水端上来。

  (3)茶水的温度以80度为宜,注入量大约为茶杯容量的6至7成。

  (4)递茶水时,手持杯子偏下方,微微俯身,将水杯放置于客人方便取用的地方或者双手将水杯端给客人,并微笑着用语言或者目光示意对方“请用”,递送水杯的位置不可高过客人的头部。或者用左手拿着托盘,右手将茶拿给客人。

  (5)端茶给客人时,要先给坐在上座的重要宾客,然后顺序给其他宾客。

  

  如果在会议中添茶,需要注意以下要点:

  (1)工作人员动作要轻要稳,尽量减少对会议的干扰。

  (2)茶杯约定俗称都是放在桌面右上角,所以要从座椅的右后方靠近会议桌,左手持壶,右手用专业礼仪动作打开杯盖。

  (3)拿起茶杯后,注意退步到会议桌椅的区域外完成斟茶倒水的动作。切忌离参会者太近,或者用暖壶直接往桌面的茶杯中倒水。

  (4)倒完茶后将茶杯轻轻放在桌上,放在右上角,将有柄一端朝向客人,并反手将手中杯盖盖于杯身。

  (5)首次加水时间约在20至30分钟为宜,后续加水可根据客人喝水情况做调整,一般约在30至40分钟即可。

  3、来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应事先安排记录人员作好记录并安排宣传人员负责报道。

  No.2

  宴请或安排其他活动

  

  要点:

  ·宴请做好准备工作,注意细节

  ·休闲活动提前制定出行计划

  1、提前根据来宾的行程安排做好宴请准备工作

  (1)掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知酒店。

  (2)精心编制宴会菜单,做好宴会设计,摆放席位卡。并核对确认。

  (3)接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务。

  (4)陪餐领导先到达宴会地点。

  (5)接待人员主动引导客户入席、离席。

  (6)严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握,上菜节奏,不宜过快或过慢。

  2、征求来宾意见或根据来宾的喜爱和习惯安排活动项目

  (1)安排活动场地、确定活动时间。

  (2)根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度。

  (3)根据领导指示或来宾要求,做好游览风景区和名胜古迹的安排。

  No.3

  礼送客人

  

  要点:

  ·有始有终,礼送客人

  ·握手相送

  1、一般送别,在会见结束后,把客人送到电梯口或者停车场,握别并目送客人离开。

  2、重要送别时,需要注意以下事项:

  (1)送宾前提前组织好位次拍照

  (2)提前安排好送宾人员和车辆

小细节大学问商务接待中的礼仪要点

  (3)提前规划好送宾时间和地点

  (4)提前准备好为来宾准备的礼品

  No.4

  其他补充

  

  1、商务参观考察安排

  (1)提前准备好一切相关物资、车辆。

  (2)提前通知安排领导和随行陪同人员。

  (3)相关领导提前至大门口迎接宾客的到来。

  (4)宾客到达下车后,双方领导交换名片,初步认识。

  更多交换名片的礼仪知识,请点击蓝字查阅:《礼仪 | 名片的第一条朋友圈,请查收》

  (5)安排好相关人员对接待过程中的关突发情况进行现场处理。

  2、涉及来宾住宿

  (1)根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准,并安置好行李。

  (2)可以在酒店房间提前准备好欢迎的花束或绿色植物,以及客人喜欢的酒、饮料等,营造一种宾至如归的氛围。

  (3)如果能够在贵宾到达前,以接待方最高负责人的名义在酒店房间里放上一张私人的欢迎函,效果会更好。

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